Thực tập rất quan trọng đối với các bạn sinh viên trong quá trình chuyển từ trường đại học sang công việc đầu tiên, cung cấp một cái nhìn thực tế về môi trường làm việc. Qua đó các bạn sẽ nhận ra sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn.
Vì có sự khác nhau rõ ràng như vậy nên trong quá trình thực tập không tránh khỏi những khó khăn, những vấn đề mới các bạn phải đối mặt. Vậy nên kỹ năng giải quyết vấn đề “problem solving” là cực kì quan trọng. Hãy cùng ICTC tìm hiểu các bước để cải thiện khả năng giải quyết vấn đề nhé.
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước đầu tiên để giải quyết bất kỳ vấn đề nào là hiểu rõ vấn đề đó là gì và tại sao nó lại quan trọng.
Hãy dành thời gian để hiểu rõ phạm vi của vấn đề, các yếu tố cơ bản và các hệ quả tiềm ẩn. Bạn cũng có thể tham khảo các vấn đề hay trường hợp tương tự để có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về vấn đề mà mình đang gặp phải.
Bạn có thể sử dụng tiêu chí SMART để xác định vấn đề một cách rõ ràng và chính xác. SMART đại diện cho Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (tính liên quan), và Time-bound (có thời gian cụ thể). Ví dụ, thay vì nghĩ rằng “Tôi không biết cách sử dụng phần mềm này”, bạn có thể chuyển thành: “Tôi cần học cách tạo một báo cáo bằng phần mềm này vào thứ sáu tuần này”.
Một số phương pháp khác để xác định vấn đề bao gồm:
- Failure mode and effect analysis (FMEA)
- Why-Why Analysis (5-Why)
- Root cause analysis (RCA)
2. Nghiên cứu và thảo luận ý tưởng
Khi bạn đã xác định vấn đề một cách rõ ràng, bạn cần thu thập các thông tin liên quan và tạo ra các giải pháp khả dĩ. Hãy sử dụng các nguồn thông tin khác nhau như sách, tài liệu trực tuyến, các bài báo hoặc tham khảo từ người hướng dẫn v.v.. để tìm hiểu thêm về vấn đề, các công cụ hoặc phương pháp bạn có thể sử dụng.
Bạn cũng có thể đưa ra các ý tưởng sử dụng các kỹ thuật như bản đồ tư duy, phân tích SWOT, hoặc SCAMPER. SCAMPER là viết tắt của Substitute (Thay thế), Combine (Kết hợp), Adapt (Thích ứng ), Modify (Sửa đổi), Put to another use (Sử dụng cho mục đích khác), Eliminate (Loại bỏ), hoặc Reverse (Đảo ngược).
Hãy thảo luận các ý tưởng này cùng đồng nghiệp để tạo ra các góc nhìn đa dạng và bổ sung các ý tưởng sáng tạo.
3.Đánh giá và lựa chọn
Sau khi bạn có danh sách các giải pháp tiềm năng, bạn cần đánh giá chúng và chọn ra giải pháp tốt nhất. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí như tính khả thi, hiệu quả, chi phí, thời gian hoặc tác động để so sánh và xếp hạng các giải pháp. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như ma trận (decision matrix), danh sách ưu và nhược điểm, hoặc phân tích lợi ích chi phí để giúp bạn đưa ra quyết định hợp lý và có thông tin.
Đừng bỏ qua việc tìm kiếm những ý kiến đóng góp từ các người hướng dẫn hoặc đồng nghiệp để có được các quan điểm bổ sung giá trị nhé.
4.Triển khai và kiểm tra
Bước tiếp theo là đưa giải pháp được chọn vào thực hiện và kiểm tra kết quả. Bạn cần lập kế hoạch các bước, tài nguyên và thời gian cụ thể để triển khai giải pháp và tuân thủ chúng một cách cẩn thận. Bạn cũng cần theo dõi và đánh giá các kết quả, sử dụng các chỉ số như chất lượng, số lượng, sự hài lòng …
Bạn có thể sử dụng các công cụ như danh sách kiểm tra, biểu đồ Gantt hoặc các biểu mẫu phản hồi để theo dõi tiến độ và hiệu suất của mình.
Những giải pháp chủ động này có thể đảm bảo rằng giải pháp được chọn được thực hiện thành công và mang lại kết quả mong muốn.
5.Đánh giá và suy ngẫm
Bước cuối cùng là đánh giá và suy ngẫm về quá trình giải quyết vấn đề và kết quả của bạn. Bạn cần phân tích những gì đã thành công, chưa thành công, sau đó xác định những bài học rút ra và các lĩnh vực cần cải thiện. Tiếp theo, hãy lập kế hoạch để giải quyết những hạn chế đó của bản thân để tiến bộ hơn trong tương lai.
Quá trình đánh giá và suy ngẫm này tạo điều kiện cho việc cải thiện liên tục và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của chúng ta theo thời gian.
Lời kết :
Giải quyết vấn đề là một kỹ năng quý báu có thể giúp bạn thành công trong vai trò sinh viên thực tập và trong sự nghiệp tương lai của bạn. Bằng cách tuân thủ các bước này, bạn có thể cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình và vượt qua mọi thách thức bạn gặp phải.
—————–
